Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative .
Attributions caractéristiques Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises
Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente .
Autres :
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé; chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
À titre d'information
Le département d’économique a été fondé il y a plus de 60 ans et offre des programmes de formation en économique aux 3 cycles d’études. Le département peut aussi compter sur la présence de deux centres de recherche reconnus par la Commission de la recherche de l’Université Laval, soit le CREATE et le CRREP ainsi que sur deux chaires de recherche: la chaire de recherche en évaluation économique des programmes publics et la chaire de recherche Sentinelle Nord en économie et santé du cerveau.
La personne titulaire du poste aura à effectuer différentes tâches en appui à la direction du département d’économique, mais également à la direction de la Faculté des sciences sociales. Plus spécifiquement, elle occupera notamment les tâches suivantes: Saisir, vérifier et assurer les suivis appropriés des transactions suivantes dans PeopleSoft finance : demandes d’achat, demandes de service interne, factures internes et externes, rapports de dépenses, avances de voyage, facturation interne et externe, demandes de paiement, écritures de journal ; Préparer et planifier les versements des bourses que certain(e)s professeur(e)s octroient aux étudiant(e)s sous leur direction en collaboration avec la coordination ; Participer à la gestion des bourses philanthropiques : mettre à jour la fiche descriptive, procéder à l’affichage des bourses, recenser et transmettre les dossiers de candidatures, effectuer le suivi des versements de bourses, etc. ; Réaliser diverses transactions financières, vérifier les combinaisons comptables, les soldes et les pièces justificatives, soumettre et faire le suivi des demandes jusqu’à leur paiement ; Saisir, vérifier et assurer les suivis appropriés dans PeopleSoft RH : saisie des contrats (auxiliaires administratifs, d’enseignement et de recherche, professionnels de recherche et chargés de cours) et virements de salaire (RRS) ; Convoquer diverses réunions et différents comités, préparer le matériel nécessaire à la convocation, faire le procès-verbal, etc. Etc.
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