Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative .
Attributions caractéristiques Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises
Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente. (dont une année ferme en gestion budgétaire)
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
À titre d'information
Autres logiciels utilisés: Adobe Acrobat, Teams, Webex, Lime Survey, Mailchimp
Sous la supervision de la directrice du centre Pédagogia, la personne titulaire de ce poste assure le soutien administratif requis pour les différents secteurs du Centre. Elle accomplit différentes tâches administratives, dont le suivi budgétaire, les différentes tâches de secrétariat inhérentes à la fonction ainsi que les suivis avec les personnes reliées aux différents projets. La personne pourrait également participer à la mise à jour d’informations sur différentes plateformes et outils. Elle assure un soutien administratif à la direction et aux différents services de Pédagogia qui requièrent une assistance.
Tâches spécifiques Effectue le suivi des dépenses des différentes activités de formation; Fournit les informations nécessaires à l’élaboration du rapport final notamment pour le rapport financier des examens facultaires; Assiste les formateurs et la clientèle en lien avec les activités de formations pédagogiques; Soutient la préparation et la diffusion d’activités (exemple : lien zoom, évaluation, préparation du site de formation et de promotion sur Brio); Participe à la promotion des activités; Procède à l’achat de matériel pédagogique; Prépare les contrats d’embauche pour les formateurs ou pour d’autres ressources pédagogiques (embauche d’étudiants, de conférenciers, etc.); Participe aux dossiers d’accréditation, au besoin; Assure le soutien à différents comités pédagogique et assure le suivi des subventions octroyées (PAIP, Fond Gilles Cormier ou autres).
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